會議承辦代理合同(范文)
甲方：
乙方：
經(jīng)友好協(xié)商，甲乙雙方就乙方承辦/代理甲方之_________會議事宜達(dá)成如下協(xié)議，雙方共同遵守執(zhí)行。
一、甲方主辦的 _________會議全部交由乙方承辦。會議地點是_______________________
會議時間____年____月____日至____年____月____日。主會場是_______________________
二、乙方提供如下會議服務(wù)：張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
1、禮儀及接待
2、會議交通
3、會場布置
4、會議同聲傳譯服務(wù)
5、會議攝影、攝像
6、會議餐飲安排
7、會議秩序維持
8、會議秘書服務(wù)
9、會議代表住宿安排
10、會務(wù)考察安排及夜間娛樂支持
11、返程票務(wù)服務(wù)及站場接送
12、財務(wù)協(xié)助。 ■各項服務(wù)分?jǐn)⑷缦拢?BR> ■一、禮儀及接待
1、乙方提供____名禮儀小姐，汽車站、火車站、機場分別安排____名禮儀，設(shè)立標(biāo)識(甲方提供企業(yè)或行業(yè)標(biāo)識，乙方制作)，引導(dǎo)甲方人員報道及安排商務(wù)車輛前往下榻酒店。在下榻酒店大堂設(shè)立專用接待臺(乙方負(fù)責(zé)設(shè)立)，乙方提供 名工作人員協(xié)助甲方會務(wù)組人員進(jìn)行代表簽到、房間安排、發(fā)放會議指南(甲乙雙方共同擬定)、告知代表會議注意事項，編制會議名錄。禮儀工作時間為____月____日____時至____月____日____時，下榻酒店接待人員工作時間為____月____日____時至____月____日____時，乙方提供一條接待熱線電話，熱線電話開通 □國內(nèi)長途 □國際長途，費用按酒店商務(wù)電話收費，記入甲方會議支出——除非甲方工作人員許可，乙方人員不得使用熱線電話。張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
2、會議名錄制作要求為：
開本________，____色印刷，內(nèi)文紙張為________紙，封面為 ________，制作____份，單價為________，交貨時間為____月____日前。
會議名錄資料要求在____月____日前以________格式上傳給________________網(wǎng)站。
3、會議發(fā)言材料制作：
開本________，____色印刷，內(nèi)文紙張為________紙，封面為 ________，制作____份，單價為________，交貨時間為____月____日前。 張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
■二、會議交通
1、根據(jù)實際需要，乙方必須于___月___日___時至___月___日___時安排 輛 座空調(diào)巴士，7座面包車___輛，5座轎車___輛至_________機場(汽車站、火車站)。按照先到集合，統(tǒng)一運輸?shù)姆绞�，安排與會代表前往下榻酒店。雙方同意所有費用按運輸趟次結(jié)算，其結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)見約定內(nèi)容。如果由于甲方原因使得預(yù)訂的車輛空駛，甲方按照大巴_____元、面包車_____元、轎車_____元結(jié)算。所有交通工具的運行命令由甲方確認(rèn)發(fā)出，并在每趟次行駛單上簽字。張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
送站場費用同上述約定。雙方應(yīng)在___月___日前，確認(rèn)需要送站場的名單。甲方應(yīng)該本協(xié)議簽署前告知乙方此部分費用的分?jǐn)偡椒?會務(wù)組支付或者個人支付)，甲方確認(rèn)：
下列人員由會務(wù)組承擔(dān)送站費用，除此之外，均由個人承擔(dān)。
或者：甲方確認(rèn)，所有與會人員的送站場費用由會務(wù)組承擔(dān)；或者全部與會人員的送站場費用均由個人承擔(dān)，或者只承擔(dān)約定需送站人員的送站費用。
甲方確認(rèn)：需要會議期間提前送離的人員有 人數(shù)，具體時間是___月___日___時，乘用車標(biāo)準(zhǔn)為___座______車。
2、會務(wù)期間交通
乙方必須于___月___日___時至___月___日___時安排___輛___座空調(diào)巴士，7座面包車___輛，5座轎車___輛至_________酒店，用于接送會務(wù)人員至?xí)䦂觥＜追?或者乙方)負(fù)責(zé)通知并集合需要乘坐商務(wù)用車之人員。用車行程為(往返/單程，選擇)。
于___月___日___時至___月___日___時安排___輛___座空調(diào)巴士，7座面包車___輛，5座轎車___輛至_________酒店，用于接送會務(wù)人員至 晚會/宴會現(xiàn)場(地點為：_____________________________________)。用車行程為(往返/單程，選擇)。
乙方于___月___日___時至 ___月___日___時提供______噸貨車______輛，負(fù)責(zé)運輸會議材料，行程為______至______。包括裝卸，費用合計為______元。
■三、會場布置
乙方應(yīng)在__月__日前預(yù)訂______________________會場，并于__月__日__點前按甲方要求完成布置：
1、主席臺 要求鮮花____盆，____色地毯，絨布主持臺，主席臺設(shè)____席位，背景為____________材料，投影簾要求( ____×____)，投影儀要求____流明，配備激光指示筆(或者伸縮式教鞭)、有線/無線麥克風(fēng)____個。主席臺配置茶水杯(或者瓶裝礦泉水)，一側(cè)放置飲水機(配瓶裝礦泉水時可不用飲水機)，主席臺配備電工一名，會務(wù)服務(wù)小姐一名。雙方確認(rèn)：投影儀為(甲方自帶，乙方提供甲方租賃，第三方提供)，當(dāng)甲方自帶時，乙方僅有義務(wù)提供技術(shù)支持，不負(fù)責(zé)保證儀器正常工作；雙方確認(rèn)，投影儀租賃價格為____元/天，茶水提供及服務(wù)人員支持包含在會場租賃成本中。張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
2、會場布置 乙方必須于__月__日__點前完成會場布置——U型、課堂式、圍桌型、劇院式等供選擇，安排席位不少于____個，其中前排布置需要__________，各排間距不得小于____厘米；在會場安排固定攝影點____個，需要提供飲水機____臺，提供小型會晤室____個，會晤室擺設(shè)桌椅不得少于____套。會場懸掛橫幅____條，內(nèi)容為____________________________________。會場內(nèi)/外提供資料/樣品展示臺____個。雙方確認(rèn)：展示臺為全新制作/租賃，規(guī)格____×____×____，單價為____元/個。飲水機由乙方免費提供，飲用水由甲方提供(乙方可代辦)。張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
3、氛圍支持 乙方應(yīng)在__月__日__點前完成____個氦氣球條幅懸掛，條幅內(nèi)容為(__________________)規(guī)格是 ____米×____米，拱形氣模____個，規(guī)格是______×______，會場內(nèi)/外擺放花籃____個。同時在__月__日____×____×報紙預(yù)訂____×____×版面發(fā)布相關(guān)信息(內(nèi)容甲方提供)。
會場布置與氛圍支持費用總計為：____________元。
■四、同聲翻譯服務(wù)
乙方張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)必須于__月__日__前調(diào)試好同聲翻譯系統(tǒng)，并安排專職口譯人員 名負(fù)責(zé)，提供____聲道翻譯(語種為__________)， __月__日__前甲方應(yīng)將發(fā)言大致領(lǐng)域及特點告訴乙方口譯員，并告訴口譯員發(fā)言者國別與大致語言習(xí)慣。乙方ZJJCYTS提供的口譯人員必須在__月__日__前熟悉所需翻譯的專業(yè)領(lǐng)域，作同聲翻譯時，錯誤率不得超過2％。甲方發(fā)言者語速不得超過____節(jié)字/分鐘。
同聲翻譯支持費用總計為：____________元。
■五、會議攝影、攝像服務(wù)
乙方必須于__月__日__前安排專職攝影人員 名，攝像人員 名。在會場內(nèi)負(fù)責(zé)對整個會議過程，分別進(jìn)行攝像和攝影，并要求做到專而精，抓住會議中每個關(guān)鍵瞬間，并且乙方嚴(yán)密保證整個會議過程攝影攝像內(nèi)容不得向第二方傳遞，只允許少量圖片乙方可以用做宣傳使用。張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
攝影、攝像支持費用總計為：____________元。
■六、餐飲安排
1、雙方確認(rèn)，會議期間與會人員就餐地點為____________酒店____________餐廳及____________餐廳。其中中餐就餐人數(shù)不少于___人次，西餐就餐人數(shù)不少于___人次，穆斯林餐不少于___人次。早餐餐標(biāo)為___元/人，正餐(中餐及晚餐)餐標(biāo)為___元/人，宴會餐餐標(biāo)為___元/人，早餐、正餐及宴會餐(包括西餐及穆斯林餐)食物見附件(可由乙方列出菜譜)。會議提供的餐飲不含酒水(或者含酒水)，時間是___月___日___餐至___月___日___餐止，其中___月___日___餐為宴會餐。會議人員憑_________證件(或者餐卡)就餐。早餐形式為自助餐(或者團(tuán)餐)，正餐為圍桌式(或者自助餐)團(tuán)餐，具體就餐時間由乙方制作水牌告知甲方會務(wù)組以及全體與會人員。張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
2、商務(wù)考察旅程用餐另計。
3、宴會餐/商務(wù)酒會要求
時間：___月___日___時至___月___日___時
規(guī)模：
內(nèi)容：
(1)自助餐/圍桌宴會
(2)演講系統(tǒng)
(3)娛樂節(jié)目
(4)服務(wù)/交通
餐飲費用總計為：______元。
■七、會議秩序維持
為便于保密及會議正常舉行，雙方確認(rèn)___月___日至___月___日____________會議室設(shè)立___位工作人員，工作人員由甲方/乙方負(fù)責(zé)指定/委派，主要職責(zé)是核查進(jìn)入會場人員身份。進(jìn)入會場人員一律憑______證件進(jìn)入。此項服務(wù)費用______元/免費。
■八、會議秘書服務(wù)
雙方確認(rèn)，會議期間乙方為甲方提供如下如數(shù)服務(wù)：
(1)速記員___名，工作時間為___。
(2)翻譯員___名，工作時間為___。其中英文___________名，日文___________名，德文___________名。
(3)會務(wù)勤雜人員______名，工作時間為______。
(4)保健醫(yī)生______名，工作時間為______。
(5)攝影師______名，工作時間為 。錄制媒介為______，規(guī)格為______，后期編輯由乙方/甲方完成。
(6)旅行顧問______名，工作時間為______。
(7)簽約司儀(禮儀)___ 名，工作時間為______。
(8)其他——指示牌制作，___塊，內(nèi)容_______________，放置地點_______________。
以上會議秘書服務(wù)費用共計______元。
■九、住宿安排
雙方確認(rèn)，甲方預(yù)訂客房數(shù)共計______間，其中_________飯店______級標(biāo)準(zhǔn)間______間(______元/間)，商務(wù)套間___間( ______元/間)，行政套間___間( ______元/間)；_________飯店______級標(biāo)準(zhǔn)間______間(______元/間)，商務(wù)套間___間(___元/間)，行政套間___間(______元/間)。
基于與會人數(shù)有一定的機動性，雙方約定乙方預(yù)留___間客房至___月___日___時，其中標(biāo)間___間，套房___間。截至___月___日___時甲方實際用房如果低于預(yù)訂，則按預(yù)訂客房數(shù)量結(jié)算，超過的按實際結(jié)算(在預(yù)訂總量的10％范圍內(nèi))，乙方承諾超過部分按預(yù)訂價格計算。___月___日___時以后按實際用房計算。
所有用房時間為___月___日至___月___日___時。超過 ___月___日___時，如果甲方人員需要繼續(xù)使用客房，可提前通知乙方，乙方可以與酒店交涉，盡量(但不保證)按協(xié)議價格結(jié)算。
雙方確認(rèn)，乙方必須在___月___日___時前獲得酒店預(yù)定房間鑰匙牌，按甲方指定名錄登記分派房間，同時完成入住登記。張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
■十、會務(wù)考察安排及夜間娛樂安排
1、會務(wù)考察 雙方確認(rèn)，會議期間甲方與會人員進(jìn)行商務(wù)考察，線路及行程如下：
線路1
D1：線路簡述描述（另簽訂旅游合同，在內(nèi)注明）
D2：
人數(shù)：______人
線路2
D1：同上
D2：
人數(shù)：
總?cè)藬?shù)為：______人
車輛要求：
乙方提供旅行責(zé)任保險、專業(yè)國證導(dǎo)游陪同
費用： 元
2、夜間娛樂安排
雙方確認(rèn)，會議期間甲方人員舉辦各類酒會或者聯(lián)誼會的話，乙方將負(fù)責(zé)代理安排。此部分費用由甲方統(tǒng)一支付/或者參加人員直接支付。張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
具體方案可附件說明 。
■十一、返程票務(wù)服務(wù)及站場接送 張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)
雙方確認(rèn)，甲方人員返程事宜由會務(wù)組織統(tǒng)一安排/與會人員自行支付。乙方提供返程票務(wù)代理服務(wù)(在簽到會場酒店大堂提供咨詢及預(yù)定處，時間為___月___日___時至___月___日時)：
1、飛機 明折明扣(按面值顯示為準(zhǔn))，乙方不再加收服務(wù)費，免費送票至下榻酒店；
2、火車票 票面價格，每位收取 元服務(wù)費，免費送票至下榻酒店；
3、高速巴士 票面價格，免服務(wù)費，免費送票至下榻酒店；
4、船票 票面價格，免服務(wù)費，免費送票至下榻酒店；
乙方提供站場歡送服務(wù)：(時間___月___日___時至 ___月___日___時)
■十二、財務(wù)咨詢
1、財務(wù)協(xié)助(此條款為非一次性收取會務(wù)費用組織機構(gòu)適用)
雙方確認(rèn)，甲方與會人員簽到時，乙方提供___名財務(wù)人員協(xié)助甲方收取會務(wù)費用，提供驗鈔設(shè)備，并協(xié)助甲方人員統(tǒng)計核實相關(guān)應(yīng)收費用。
2、其他協(xié)助，乙方在配合并支持甲方，在張家界ZJJCYTS會議網(wǎng)網(wǎng)站上發(fā)布會議預(yù)告信息，制作回執(zhí)表單，供甲方相關(guān)人員下載填制，同時指派固定人員統(tǒng)計回執(zhí)信息，定期定時向甲方書面報告。此項服務(wù)免費提供。
雙方確認(rèn)，以上預(yù)定及服務(wù)屬于不可撤銷約定。自雙方簽字、蓋章且甲方按本條款支付預(yù)訂金之日起協(xié)議立即生效。甲方于協(xié)議生效后___個工作日內(nèi)支付人民幣______元（大寫： 拾 萬 仟 佰 拾 圓）作為預(yù)訂金。
■變更及核算原則
1、甲方確認(rèn) 除非發(fā)生以下幾種情況，否則甲方不存在撤銷或變更本協(xié)議理由——如果撤銷或變更，乙方將有權(quán)要求甲方支付撤銷或變更給乙方造成的預(yù)期損失：
◇ 戰(zhàn)爭或政治事件、不可抗力的自然災(zāi)害；
◇ 甲方進(jìn)入破產(chǎn)程序；
◇ 甲方實體進(jìn)入重組變更程序；
◇ 由于政策或法律變化導(dǎo)致會議不可能舉行。
2、甲方可以在預(yù)定的期間內(nèi)變更會議時間 但變更通知必須于預(yù)定期限前___天抵達(dá)乙方，乙方接到甲方通知后應(yīng)在___個工作日內(nèi)以(□傳真 □電郵 □公函)方式回執(zhí)確認(rèn)，甲方在接到乙方確認(rèn)文件后即表示甲乙雙方就會議時間的變更達(dá)成一致，雙方間的協(xié)議除會議日期外，其余不作變更。
3、乙方服務(wù)的變更 除非發(fā)生如下情形，否則乙方無權(quán)變更服務(wù)——
◇ 乙方簽約的下游服務(wù)商出現(xiàn)法律規(guī)定的破產(chǎn)、停業(yè)或者其他人力不可抗拒的服務(wù)中止事件，同時乙方更換的下游服務(wù)商不能滿足甲方要求；
◇ 會議地點出現(xiàn)重大自然災(zāi)害(包括急性傳染病)；
◇ 會議地點出現(xiàn)重大政治事件(包括政府征用會議場所)
如果不是由于上述原因，乙方要求變更服務(wù)，將賠償甲方由于服務(wù)變更而導(dǎo)致的預(yù)期損失。出現(xiàn)本條款所列事項時，乙方應(yīng)該在第一時間內(nèi)以書面形式通報甲方，并在甲方收到通知后作出變更預(yù)案供甲方選擇——乙方保證變更的服務(wù)應(yīng)當(dāng)不低于原來協(xié)議水準(zhǔn)。
基于友好合作的精神，所有變更事宜雙方同意協(xié)商解決。同時雙方約定：
◇甲方變更或取消會議應(yīng)當(dāng)在協(xié)議生效后會議正式舉辦前 個工作日前通知乙方，除乙方已經(jīng)支付的成本外(在甲方的預(yù)付款項中抵扣，不足部分乙方有權(quán)要求甲方補足，多余部分乙方同意返還甲方)，乙方放棄預(yù)定收益的索賠；
◇甲方變更或取消會議的決定如果在會議前___日通知乙方ZJJCYTS，甲方應(yīng)賠付乙方預(yù)期利益的______％，并不退回預(yù)付金；
◇甲方變更或取消會議的決定如果在會議前___日通知乙方，甲方應(yīng)賠付乙方預(yù)期利益的100％，并不退回預(yù)付金；
◇乙方由于非本條款原因要求改變服務(wù)或者取消的，于會議舉辦前___日通知甲方的，必須全額退還甲方預(yù)付款；
◇乙方由于非本條款原因要求改變服務(wù)或者取消的，于會議舉辦前___日通知甲方的，除退還甲方預(yù)付款外，還必須賠付甲方本協(xié)議總金額的______%；如在___日前通知甲方，乙方必須全額賠付。
4、雙方約定，本協(xié)議規(guī)定的服務(wù)及費用核算原則如下
◇ 住宿、餐飲及車輛——按協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算，基于可以理解的原因，允許實際費用總量下浮5％，即如果甲方需要的服務(wù)低于預(yù)定的95％，按95％結(jié)算；高于95％的，按實際服務(wù)費用結(jié)算。
◇ 除協(xié)議規(guī)定的服務(wù)總量以外，乙方同意按協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)預(yù)留空間，但不超過總量的5％(指各單項服務(wù))。甲方如果需要超過預(yù)定的服務(wù)，在5％范圍內(nèi)可享受協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，超過部分乙方盡量但不保證提供協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)。
◇ 雙方確認(rèn)，所有服務(wù)費用在___月___日前由甲乙雙方核算認(rèn)可，甲方保證一次性將款項支付給乙方——如果超過約定期限，乙方有權(quán)要求甲方支付滯納金——標(biāo)準(zhǔn)為總量的0.5％，按日計算。
5、仲裁 雙方約定，如果對本協(xié)議執(zhí)行出現(xiàn)爭議，將首先協(xié)商解決；如果協(xié)商不能解決，雙方將申請仲裁解決，仲裁地點為 。
6、生效 本協(xié)議自雙方共同簽章且甲方提供規(guī)定的預(yù)付金后生效。
甲方： 乙方：
甲方負(fù)責(zé)人： 乙方負(fù)責(zé)人：
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