所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時(shí)采購(gòu)、臨時(shí)司乘、向?qū)У确⻊?wù)。 這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。
代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定接受任務(wù)。
（一）擬定方案：會(huì)議方式、時(shí)間地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、日程、籌備組織分工、抽調(diào)工作人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
（二）文稿準(zhǔn)備：主報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗(yàn)材料、主詩(shī)詞、會(huì)議資料、會(huì)議指南、打印校對(duì)裝訂。
（三）制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證。
（四）制發(fā)通知：會(huì)議內(nèi)容、參加人員、開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、報(bào)到時(shí)間地點(diǎn)、往返車(chē)船、飛機(jī)時(shí)間。
（五）收集名單：?jiǎn)挝宦殑?wù)、姓名性別、民族、人數(shù)、到達(dá)車(chē)次時(shí)間、返程車(chē)次時(shí)間、分組。
（六）會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備：會(huì)標(biāo)徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤(pán)、花卉布置、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生。
（七）后勤準(zhǔn)備：文件裝袋、房間分配、伙食標(biāo)準(zhǔn)、食物衛(wèi)生、就餐桌次、用車(chē)計(jì)劃（接車(chē)安排）、醫(yī)療衛(wèi)生、文娛活動(dòng)。
（八）會(huì)前檢查：檢查會(huì)場(chǎng)、檢查會(huì)議文件、檢查后勤保障。
接會(huì)議代表：了解車(chē)次到達(dá)時(shí)間、通知接車(chē)領(lǐng)導(dǎo)、安排車(chē)輛。
（九）會(huì)間服務(wù)：簽到（文件分發(fā)）、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫（供水）、保衛(wèi)安全、衛(wèi)生、返程票務(wù)、文娛活動(dòng)。
（十）會(huì)議收尾：食宿結(jié)算、回收文件、送車(chē)、暫住人員安排、整理報(bào)告（會(huì)議紀(jì)要）、會(huì)議文件歸檔、會(huì)議財(cái)務(wù)結(jié)算；
（十一）會(huì)務(wù)工作總結(jié)。 |
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